Afspraken nakomen als 6e succesfactor

afspraak
Afspraken nakomen

Afspraken nakomen is de 6e succesfactor voor een geslaagd project. Dat lijkt een open deur maar in de praktijk kom ik vaak tegen dat afspraken die je denkt gemaakt te hebben niet of anders worden nagekomen. En dat is funest voor een project.

De praktijk

Een voorbeeld uit de praktijk: voor het halen van een ontwikkeldeadline is het essentieel dat een externe leverancier meewerkt en zich committeert aan de planning. Deze leverancier levert namelijk een cruciaal onderdeel van de software, namelijk het kerncomponent waar tegenaan wordt ontwikkeld. Normaliter worden er dan afspraken met deze leverancier gemaakt door de afdeling die verantwoordelijk is voor de contacten met de leveranciers. Dat kan de IT- of beheerafdeling zijn met een eventuele aanvulling vanuit inkoop.

Vanuit mijn rol als projectmanager geef ik dan mijn wensen aan. Wensen die je als het meezit in afstemming met de leverancier en de betrokken afdelingen kan bespreken. Het maken van de relevante afspraken volgt daarna. Dit klinkt allemaal heel logisch. Dus wat kan er fout gaan?

Van kleine oorzaken naar groot gevolg

Heel wat. Vaak is het al veel werk om alle betrokkenen bij elkaar te brengen en in een zeker tempo tot overeenstemming te laten komen. Afspraken maken is dan nog moeilijker. Afspraken nakomen is dan het lastigste. Ik ben vaak verbaasd over op papier of e-mail heldere afspraken die niet of net iets anders ge├»nterpreteerd werden nagekomen. Bijvoorbeeld over het bovenstaand benoemde koppelvlak: “Dus op vrijdag 1 november levert u een concept koppelvlak op?” Of: “Ja, volgende week woensdag leveren we de benodigde infrastructuur op” Of: “Nee, niet a.s. donderdag maar volgende week maandag ontvangt u ons advies”.

Dit lijken allemaal kleine dingen die je eenvoudig oplost. Toch kunnen dit soort zaken enorm vertragend werken voor een project. Alleen al het feit dat op basis van een afspraak er allerlei vervolgacties zijn ingepland inclusief het vrijmaken van de benodigde resources. Dat schuift allemaal waardoor je ‘opeens’ over het kritieke pad komt.

Maatregelen

Wat kun je hier aan doen? Niet veel vrees ik tenzij je vanaf het begin het management en/of de opdrachtgever hierin meekrijgt. Als die het belang van het project inzien en ook van overtuigt zijn dat de medewerking van een leverancier essentieel is voor het behalen van de afgesproken doelstellingen ben je al een heel eind. Maar dan nog moet een opdrachtgever maatregelen willen nemen voor het geval afspraken niet worden nagekomen. Anders rest er niet veel anders dan het tijdig en ruim plannen van de relevante werkzaamheden. Als laatste: rapporteren over de medewerking van een leverancier kan een bijdrage leveren aan het maken van de afgesproken voortgang.

Leave a comment

name*

email* (not published)

website

Volg
Ontvang alle nieuwe blogs gelijk in je mailbox
Word onderdeel van een groeiende community
Powered By WPFruits.com